Manter o controle dos contratos ativos é uma das tarefas mais importantes — e muitas vezes mais negligenciadas — dentro da rotina de uma imobiliária. Um erro nessa etapa pode gerar desde inadimplência até perdas contratuais sérias. Neste artigo, você vai entender por que esse controle é fundamental para a saúde do seu negócio e como implementá-lo de forma eficiente.
- O que significa ter controle sobre os contratos ativos?
- Por que muitos ainda usam planilhas?
- Qual a melhor forma de organizar os contratos?
- Vantagens práticas de ter o controle total da carteira
- E se minha carteira for pequena? Ainda vale usar sistema?
- Conclusão
- Quer transformar sua gestão de contratos desde o início?
O que significa ter controle sobre os contratos ativos?
Ter controle sobre os contratos ativos da sua carteira de imóveis significa acompanhar, de forma sistemática e organizada, todos os contratos de locação vigentes, garantindo que prazos, valores, reajustes e responsabilidades estejam sempre atualizados e acessíveis. É a base para uma gestão saudável e escalável.
Por que muitos ainda usam planilhas?
Muitas imobiliárias de pequeno porte ou corretores autônomos optam por gerenciar seus contratos em planilhas. Apesar de parecer uma solução prática no início, esse modelo esbarra em limitações à medida que a carteira cresce.
- Alto risco de erro humano
- Falta de notificações automáticas
- Dificuldade em cruzar informações
- Baixa escalabilidade
Se você gerencia até 70 contratos e é extremamente organizado, talvez a planilha funcione. Mas se deseja crescer com segurança, a transição para uma plataforma de gestão imobiliária precisa ser considerada o quanto antes.
Qual a melhor forma de organizar os contratos?
1. Comece com uma plataforma de gestão (ERP imobiliário)
Utilizar sistemas como Kenlo ou Superlógica permite centralizar e automatizar o controle da sua carteira de contratos ativos, oferecendo:
- Notificações de vencimento de aluguel
- Geração automática de boletos
- Controle de reajustes e aditivos
- Histórico do inquilino e do imóvel
- Indicadores de performance da carteira
Começar com uma plataforma desde o início é a chave para evitar a transição traumática no futuro. Mesmo com poucos contratos, já vale o investimento pelo ganho de tempo, segurança e padronização dos processos.
2. Divisão clara de tarefas
Para garantir que o controle dos contratos não seja perdido no meio da rotina, é fundamental estabelecer responsabilidades claras:
- Quem atualiza os contratos?
- Quem confere reajustes e vencimentos?
- Quem entra em contato com os inquilinos?
Ter um fluxo padronizado evita falhas e sobrecarga na equipe.
3. Auditorias periódicas
Fazer revisões mensais ou trimestrais dos contratos ativos ajuda a identificar erros, contratos vencidos que não foram renovados e potenciais problemas jurídicos.
Vantagens práticas de ter o controle total da carteira
- Redução da inadimplência com notificações e lembretes automáticos
- Previsibilidade de receita com acompanhamento do fluxo de pagamentos
- Maior segurança jurídica, com contratos atualizados e cláusulas bem geridas
- Economia de tempo operacional
- Melhor atendimento ao cliente, com respostas rápidas e precisas
E se minha carteira for pequena? Ainda vale usar sistema?
Sim! Começar pequeno é a melhor forma de crescer com estrutura. Utilizar uma ferramenta de gestão desde o início permite que você:
- Se acostume com o sistema
- Aprimore seus processos
- Prepare sua equipe para escalar
Além disso, diversos ERPs oferecem planos acessíveis e até gratuitos para carteiras pequenas.
Conclusão
O controle dos contratos ativos é um pilar que sustenta toda a operação da sua imobiliária. Se você ainda depende de planilhas, talvez esteja mais perto de perder o controle do que imagina. A boa notícia é que existem ferramentas acessíveis, eficientes e prontas para te ajudar a dominar esse aspecto com total segurança.
Não espere sua carteira crescer para agir. Comece agora a construir um modelo de gestão profissional e escalável.
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